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Vertrag über die Implementierung eines Dokumentenmanagement- und Archivsystems

zwischen der

XXXX GmbH & Co.KG

XXXXX, ORT

vertreten durch die XXXX GmbH

diese vertreten durch die Geschäftsführung

- nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt -

und der

XXX AG

ADRESSE

vertreten durch den Vorstand

- nachfolgend „Auftraggeber“ genannt -

§ 1

LEISTUNGSGEGENSTAND

1. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die vollständige Implementierung und Inbetriebnahme eines Dokumentenmanagement- und Archivsystems in dem Unternehmen des Auftraggebers im Sinne eines einheitlichen Werkvertrages nach §§ 631 ff. BGB ohne § 651 BGB zu übernehmen.

2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, unter Berücksichtigung des aktuellen Standes der Technik ein Feinkonzept gemäß Anlage 5 nach vorhergehender detaillierter Analyse der erforderlichen Daten, Informationen und Strukturen in schriftlicher Form zu erstellen. Die in das Feinkonzept aufgenommenen Beschreibungen der zu erfüllenden Leistungen ergeben sich aus den dem Auftragnehmer gegenüber mitgeteilten und dem Vertrag beigefügten Dokumenten des Auftraggebers, den Interviewprotokollen aus den Fachbereichen und den sonstigen Angebotsunterlagen sowie der XXXXX- Abschlusspräsentation vom DATUM. Die vorgenannten Dokumente sind insoweit ebenfalls Bestandteil des Vertrags. Das Feinkonzept wird in seiner jeweils aktuellen, erweiterten Fassung gleichfalls Bestandteil des Vertrags.

3. Der Auftragnehmer hat das Feinkonzept unverzüglich nach Fertigstellung dem Auftraggeber in Form eines Ausdrucks und in digitalisierter Fassung im Microsoft® Word-Format zu übergeben. In einer Anlage zu dem Feinkonzept sind alle Modifikationen, insbesondere Ergänzungen oder Streichungen gegenüber den in den Angebotsunterlagen definierten Anforderungen des Auftraggebers aufzuführen. Entspricht das Feinkonzept den in den Angebotsunterlagen definierten und den gemäß Ziff. 2 der „Allgemeinen Vertragsbedingungen der XXX AG für Verträge über die Erbringung von Leistungen im IT-Bereich“, nachfolgend auch IT-AGB genannt, geänderten Anforderungen des Auftraggebers, erklärt der Auftraggeber innerhalb eines Zeitraums von vier Wochen ab Übergabe des Feinkonzeptes dem Auftragnehmer schriftlich die Abnahme durch Gegenzeichnung seines Projektleiters. Eine konkludente Abnahme, insbesondere durch Aufnahme der geschuldeten Leistung, ist ausgeschlossen. Mit der Abnahme des Feinkonzeptes ist keine Bestätigung der Funktionalität des Systems bei Umsetzung der Vorgaben in dem Feinkonzept durch den Auftraggeber verbunden.

4. Der konkrete Umfang der geschuldeten Leistung ergibt sich ergänzend aus sämtlichen Anlagen zu dieser Vereinbarung.

5. Leistungsziel ist, dass die Software getestet und betriebsfertig auf der Hardware des Auftraggebers installiert ist.

Sämtliche Software-Lizenzen sind zu Beginn der Leitungserbringung rechtswirksam zu liefern.

§ 2

LEISTUNGSZEIT

Der Ablauf der Implementierung erfolgt nach einem von dem Auftragnehmer zu erstellenden und von dem Auftraggeber zu bestätigenden Projektplan, der dem Vertrag beigefügt und Bestandteil des Vertrags wird. Die Angaben in dem Projektplan sind so detailliert vorzunehmen, dass es dem Auftraggeber ermöglicht wird, jederzeit den Stand der Bearbeitung zu erkennen. Die in dem Projektplan definierten Termine und Fristen sind bindend und können nur mit Zustimmung des Auftraggebers abgeändert werden.

§ 3

AUFTRAGSDURCHFÜHRUNG

1. Änderungen an und für bestehende Systeme, Software und vorhandene Einstellungen dürfen erst nach vorhergehender Zustimmung durch den Auftraggeber vorgenommen werden.

2. Der Auftragnehmer hat sicher zu stellen, dass jede von ihm vorgenommene Änderung an bestehenden Systemen, Software und vorhandenen Einstellungen rückgängig gemacht und der frühere Zustand wieder hergestellt werden kann. Ist die Herstellung des früheren Zustands nicht möglich und entsteht dem Auftraggeber dadurch ein Schaden, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber diesen Schaden zu ersetzen.

§ 4

ABNAHME

Die Leistungen des Auftragnehmers sind nach den Regelungen in dem zwischen den Parteien geschlossenen Rahmenvertrag abzunehmen.

§ 5

VERGÜTUNG

1. Die in diesem Vertrag definierten Leistungen werden zu einem Festpreis von XXX € zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer von dem Auftragnehmer erbracht. Dieser Betrag schließt sämtliche Nebenkosten inklusive der Reisekosten ein.

2. Die Gesamtvergütung ist nach erfolgter Abnahme und der Stellung einer Schlussrechnung fällig. Der Auftragnehmer ist jedoch unabhängig von der (Teil-) Abnahme berechtigt, monatliche Abschlagszahlungen zu fordern: Zu Beginn der Vertragsdurchführung darf der Auftragnehmer sämtliche gelieferten und im Festpreis enthaltenen Softwarelizenzen in Rechnung stellen. Die im Festpreis eingeschlossenen Dienstleistungen werden in folgenden Schritten berechnet: (1) 30 % bei Vertragsabschluss. (2) 40 % bei Erbringung. (3) 30 % nach Abnahme.

3. Der Auftraggeber ist berechtigt, zur Sicherung der Gewährleistung einen Einbehalt in Höhe von insgesamt 10 % der Nettoauftragssumme vorzunehmen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, den Einbehalt durch Stellung einer schriftlichen, unbefristeten Bürgschaft auf erstes Anfordern eines im Inland zum Geschäftsbetrieb befugten Kreditinstituts abzulösen. Der Gewährleistungseinbehalt ist nach Ablauf der Gewährleistungsfrist auszuzahlen.

4. Die einzelnen Abschlagsbeträge sind dreißig (30) Kalendertage nach Erhalt der Abschlagsrechnung zur Zahlung fällig.

5. Der Auftraggeber erwirbt insgesamt 200 XXX User Lizenzen zu einem Preis von XXX € zzgl. MWSt. Die jährlichen Wartungsgebühren betragen für die zuvor benannten Lizenzen XXX € zzgl. MWSt. Die Details ergeben sich aus der beigefügten Anlage 8 zu diesem Vertrag.

6. Die Geltendmachung von Zurückbehaltungsrechten durch den Auftragnehmer aus anderen als auf diesem Vertrag beruhenden unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Ansprüchen ist ausgeschlossen. Eine Aufrechnung mit Forderungen gegenüber dem Aufraggeber ist nur zulässig, soweit es sich um unbestrittene oder rechtskräftig festgestellte Forderungen handelt.

§ 6

GEWÄHRLEISTUNG

Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die in dem Feinkonzept festgehaltenen und gemäß Ziff. 2 der IT-AGB des Auftraggebers oder in sonstiger Weise geänderten Anforderungen des Auftraggebers fehlerfrei und vollständig bei der Implementierung bei dem Auftraggeber umgesetzt werden und das Dokumentenmanagement- und Archivsystem die von dem Auftraggeber gewünschte Funktionalität aufweist.

§ 7

PROJEKTMITARBEITER

Die Parteien vereinbaren die folgenden Ansprechpartner:

1. Projektleiter bei dem Auftraggeber:

Herr XXX

2. Projektleiter bei dem Auftragnehmer:

Herr XXX

§ 8

SONSTIGES

Im Übrigen geltend die Bestimmungen des Rahmenvertrages vom DATUM.

ORT, ____________________________

Unterschrift (Auftraggeber)

____________________________

Unterschrift (Auftraggeber)

ORT, ____________________________

Unterschrift(en) (Auftragnehmer)

ANLAGEN

1) Interviewprotokolle der Fachbereiche.

2) XXX Abschlusspräsentation vom XXX.

3) Projektplan.

4) Grobkonzept.

5) Beschreibung der Softwareumgebung.

6) Standardsoftware.

7) Angebotsunterlagen von XXX, Angebotsnummer:XXX vom DATUM

8) Angebotsunterlagen von XXX, Angebotsnummer: XXXX vom DATUM

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