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Informationen zur Abrechnung von Nebenkosten und zur Rückzahlung der Mietkaution

Abrechnungszeitraum, Abrechnungsfrist

Der Zeitraum, für den über die Nebenkosten abzurechnen ist, unterliegt grundsätzlich der Vereinbarung der Parteien. Ist keine Vereinbarung getroffen, so ist bei Kosten, die fortlaufend anfallen, im Zweifel jährlich abzurechnen. Die Verbrauchsperiode beträgt dann ein Kalenderjahr. Nach Ablauf dieser Verbrauchsperiode hat der Vermieter die Abrechnung zu erstellen.

Aus § 556 Abs. 3 BGB ergibt sich, dass der Vermieter die Abrechnung spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter mitteilen muss. Wenn diese Frist abgelaufen ist, kann der Vermieter eine Nachforderung von Betriebskosten grundsätzlich nicht mehr geltend machen.

Beispiel:

Der Vermieter muss danach z.B. für die Verbrauchsperiode 2008 bis Ende 2009 abrechnen. Ist der Mieter im September 2009 ausgezogen, so ist der Vermieter verpflichtet, für den Abrechnungszeitraum Januar bis September 2009 bis spätestens Ende August 2010 abzurechnen. Hat es der Vermieter unterlassen, innerhalb dieser vorgegebenen Zeit über die Kosten der verflossenen Verbrauchsperiode abzurechnen, so ist der Mieter berechtigt, die Vorauszahlungen für die laufende Verbrauchsperiode zurückzuhalten!

Endet das Mietverhältnis im Verlauf einer Verbrauchsperiode und zieht der Mieter aus, so hat er keinen Anspruch auf Abrechnung vor Ablauf der Abrechnungsperiode.

Achtung: Für Geschäftsraummietverträge gilt die Ausschlussfrist des § 556 Abs. 3 BGB nicht. Es ist jedoch möglich, dass eine Nachforderung eines Vermieters, der die Betriebskostenabrechnung erst nach Ablauf dieser Frist oder einer im Mietvertrag vereinbarten Frist erstellt, der sog. Verwirkung unterfällt. Voraussetzung dafür wäre, dass zusätzlich zum Ablauf dieser Frist seitens des Mieters Umstände vorliegen, die den Mieter berechtigterweise darauf vertrauen ließen, dass der Vermieter ihn nicht mehr in Anspruch nehmen werde. Das kann bspw. der Fall sein, wenn der Vermieter über nachfolgende Abrechnungszeiträume abrechnet und Erhöhungen auf die Vorauszahlungen auf die Betriebskosten verlangt, während er für einen zurückliegenden Zeitraum keine Abrechnung vornimmt.

Zeitraum für Kautionsrückzahlung

Mit dem Ablauf der Abrechnungsperiode hängt auch die Frage zusammen, wann der Vermieter die einbehaltene Kaution zurückzahlen muss. Zunächst ist die Einbehaltung einer Kaution auch für noch nicht fällige Ansprüche aus Betriebskostenabrechnungen erlaubt (vgl. LG Regensburg, NJW-RR 1995, 907; Sternel, Band I, S. 701, RN 256). Demgemäß kann der Vermieter in unserem konkreten Fall die Kaution für die Abrechnung für das Jahr 2010 zurückhalten.

Der Rückzahlungsanspruch des Mieters entsteht mit Vertragsende, wird aber erst nach Ablauf einer angemessenen Überlegungs- und Prüfungsfrist für den Vermieter fällig (OLG Hamm NJW-RR 1992, 1036; LG Regensburg, NJW-RR 1995, 907; Sternel, Band II, S. 513, RN 1349). Diese Frist ist mit längstens 6 Monaten zu bemessen. Nach Ablauf dieser Frist ist der Vermieter unbedingt zur Rückzahlung der Kaution verpflichtet, wenn er sich nicht zuvor durch Aufrechnung befriedigt hat.

Beispiel:

Ist der Zeitraum Januar 2009 bis September 2009 noch nicht abgerechnet, kann der Vermieter einen angemessenen Betrag zurückhalten. Ob ein Betrag angemessen ist, kann z.B. anhand der vorhergehenden Abrechnungen beurteilt werden. Der Vermieter ist jedenfalls verpflichtet, bis spätestens März 2011 eine verbleibende Kaution herauszugeben. Sollte hingegen bereits abgerechnet und alles abgewickelt worden sein, besteht für die Zurückhaltung der Kaution keinn Bedürfnis mehr.

Der Vermieter kann die Rückgabe der Kaution gerichtlich geltend machen, wenn der Vermieter diese vorgegebene Zeit von 6 Monaten überschritten und nicht abgerechnet hat.

Verjährung

Für Nachforderungen des Vermieters und Rückforderungsansprüche des Mieters aus der Betriebskostenabrechnung gilt die regelmäßige Verjährungsfrist der §§ 195, 199 Abs. 1 BGB von drei Jahren. Aber: Für die Berechnung des Fristbeginns der Verjährung der Ansprüche ist auf die Erteilung der Abrechnung abzustellen. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch aufgrund ordnungsgemäßer Abrechnung fällig geworden ist. Der Vermieter hat es also selbst in der Hand, den Zeitpunkt des Verjährungsbeginns zu bestimmen.

Beispiel:

Abrechnungen für die Abrechnungszeiträume ab 2007 wurden nicht erteilt, somit ist keine Fälligkeit eingetreten und auch kein Verjährungsbeginn. Im Übrigen wäre auch bei ordnungsgemäßer Abrechnung ein eventueller Anspruch für den Abrechnungszeitraum 2007 erst 2011 verjährt gewesen (Beginn der Verjährung Ende 2008, Ende der Verjährung Ende 2011).

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