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Mandantenschreiben Nebenkostenabrechnung

Frau / Herr

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Nebenkostenabrechnug vom __________________

Sehr geehrte(r) Frau / Herr _______________ ,

anbei erlaube ich mir, einige Anmerkungen zu der von Ihnen vorgelegten Nebenkostenabrechnung vom 20. September 2010 zukommen zu lassen.

1. Abrechnungsfristen für Nebenkostenabrechnungen

Grundsätzlich hat der Vermieter dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung innerhalb einer angemessen Zeit nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes zu erstellen. In § 556 Abs. 3 BGB ist mittlerweile festgelegt worden, dass der Vermieter die Abrechnung spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach dem Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter mitteilen muss. Wenn diese Frist abgelaufen ist, kann der Vermieter eine Nachforderung von Betriebskosten grundsätzlich nicht mehr geltend machen. Eine Ausnahme ist nur dann gegeben, wenn der Vermieter die Abrechnung nach Ablauf der 12 Monate nicht zu vertreten hat. Nicht zu vertreten hätte der Vermieter zB eine unvorhersehbare Verzögerung in der Postbeförderung, die späte Übersendung eines Grundsteuerbescheides oder von Rechnungen kurz vor oder erst nach Fristablauf. Umstände, die auf die Verwaltung und Organisation des Vermieters zurückzuführen sind, wie bspw. ein EDV-Ausfall oder ein hoher Krankenstand, können die Verspätung nur entschuldigen, wenn die Ausfälle unvorhersehbar waren und mit zumutbaren Mitteln keine Abhilfe geschaffen werden konnte.

2. Verjährung des Vermieteranspruchs

Nachforderungen des Vermieters hinsichtlich Nebenkosten verjähren grundsätzlich in drei Jahren. Die Verjährung beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch aufgrund ordnungsgemäßer Abrechnung fällig geworden ist. Die Verjährungsfrist beginnt aber erst dann zu laufen, wenn der Vermieter die Nebenkostenabrechnung erstellt und dem Mieter übergeben hat. Damit hat es der Vermieter auch selbst in der Hand, den Zeitpunkt des Verjährungsbeginns zu bestimmen.

3. Die Bedeutung für Ihren Fall

Nach den obigen Ausführungen bestehen die Ansprüche Ihres Vermieters auf Nachforderung der Nebenkosten wegen der Ausschlussfrist von § 556 Abs. 3 BGB nicht mehr, da diese erst zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraums geltend gemacht wurden. Der Vermieter müsste geltend machen, dass Umstände vorlagen, die ihn daran gehindert haben, die Abrechnungen fristgemäß zu erstellen. Hierfür wäre er auch darlegungs- und beweisbelastet, dass heisst er müsste diese Umstände in einem gerichtlichen Verfahren auch nachweisen.

Im Hinblick darauf möchte Ich sie bitten, uns eine Kopie Ihres Mietvertrages zuzuschicken, damit wir die Vereinbarungen hinsichtlich der Nebenkosten prüfen können.

4. Die weitere Vorgehensweise

Als weitere Vorgehensweise schlage ich Ihnen vor, sich gegenüber Ihrem Vermieter auf die Ausschlussfrist hinsichtlich der Abrechnungen von 2006, 2007 und 2008 zu berufen und die Zahlung zu verweigern. Zu diesem Zweck habe ich mir erlaubt, ein Schreiben zu verfassen, welches Sie Ihrem Vermieter, mit Ihrer Unterschrift versehen, zustellen können. Sollte sich Ihr Vermieter nicht darauf einlassen, bitte ich Sie, uns erneut zu kontaktieren, damit die weitere Vorgehensweise abgestimmt werden kann.

Mit freundlichen Grüßen

Rechtsanwalt

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