☎ 069 71 67 2 67 0
EN  CN
19.08.2019 09:21
IT-Recht

Fragen aus der Praxis zum Thema Datenschutz-Informationen:

Nachfolgend finden Sie Beispiele aus der alltäglichen Praxis, ob und wie Sie die Anforderungen der Informationspflichten aus der DSGVO erfüllen können oder müssen:

Ein Fliesenleger erhält von seinem Kunden eine Anfrage (telefonisch oder persönlich) ihm einen Kostenvoranschlag für einen neuen Auftrag zu erstellen. Muss er die Informationspflichten des Art. 13 DSGVO erfüllen und dem Kunden eine Datenschutzinformation persönlich oder bereits am Telefon erläutern? Der Kunde gibt dem Fliesenleger ja seine Daten, damit dieser einen Voranschlag erstellen kann oder liegt hier ein Ausnahmefall vor?

Antwort: Die Informationspflichten bestehen tatsächlich auch bei Auftragsannahme bzw. Erstellung eines Kostenvoranschlags.

Der Kunde gibt seine Daten zum Zwecke der Auftragserfüllung. Dies ist gleichzeitig die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung der Kundendaten. Nun kann der Fotograf in diesem Rahmen aber auch Daten abfragen, die er für die eigentliche Vertragserfüllung nicht benötigt oder möchte die Daten ggf. weiter nutzen, zum Beispiel für Werbezwecke. Hieran kann er ein berechtigtes Interesse haben. Aus diesem Grunde muss der Kunde darüber informiert werden (um insgesamt eine transparente Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu gewährleisten).

Bei telefonischer oder persönlicher Bestellung ist es kaum realistisch, dass dem Kunden sämtliche Informationen vorgelesen werden. In solchen Fällen wird es als ausreichend erachtet, bspw. auf eine leicht erreichbare Internetseite zu verweisen oder die Informationen z.B. als Link per SMS zu versenden.

Was passiert mit den Daten eines Kunden, wenn er sich gegen eine Zusammenarbeit mit dem Unternehmen entscheidet? Muss er auch dann die Info-pflichten erfüllen?

Antwort: Der Kunde hat (laut DSGVO) ein Recht und Interesse daran zu erfahren, wie mit seinen Daten verfahren wird (u.a. Speicherung/ Löschung und was seine Rechte sind) und dieses kann nur mit Hilfe der Erfüllung der Pflicht zur Information durch das Unternehmen erfüllt werden, dh. auch mit einem Kostenvoranschlag müssen Unternehmen dem Kunden eine Datenschutzinformation zukommen lassen. Aus unserer Sicht ausreichend ist der Verweis (Link) auf eine auf einer Internetseite hinterlegte Datenschutzerklärung die alle notwendigen Informationen enthält.

Was passiert, wenn sich die Adresse einer Person ändert (bereits Kunde im Unternehmen und hat die Datenschutzerklärung erhalten) und damit die neue Adresse als personenbezogenes Datum erstmals erhoben wird?

Antwort: Nach dem Wortlaut der DSGVO treffen die Informationspflichten den Verantwortlichen „im Zeitpunkt der Erhebung“ und er müsste sämtliche Info-Pflichten erfüllen. Rein praktisch denken wir, sollte es in dem Falle ausreichend sein, den Kunden zu informieren, dass die neue Adresse unter Verweis auf die geltende Datenschutzerklärung (die dem Kunden bereits bekannt ist), erfasst und gespeichert wird.

Muss ein Handwerksunternehmen, welches von einer Wohnungsgesellschaft beauftragt wird, jeden einzelnen Mieter (schriftlich) darüber informieren, dass Daten zur Auftragserfüllung verarbeitet werden?

Antwort: Nein. Hier handelt es sich um einen Fall der sog. Auftragsverarbeitung durch das Handwerksunternehmen. Somit ist nicht das Handwerksunternehmen Verantwortlicher im Sinne des Art. 14 DSGVO, sondern die Wohnungsgesellschaft. Der Handwerker als Dienstleister nimmt dabei datenschutzrechtlich die Stellung eines „externen Mitarbeiters“ des Verantwortlichen ein.

Wie sieht es bei Gewinnspielen aus, bspw. bei Auslage von Gewinnspiel-Postkarten?

Antwort: Grundsätzlich müssen die Informationen nach Art. 13 DSGVO auch in diesem Fall erteilt werden. Die Frage ist hier: „Wie?“ Eine komplette Datenschutzerklärung wird auf die Postkarte kaum passen, so dass wir auch in diesem Fall einen aufgedruckten Verweis auf eine Internetseite (wo die Datenschutzerklärung vorgehalten wird) für notwendig erachten. Wenn die Postkarte nur an einem Ort ausgelegt wird, kann auch ein aufgedruckter Hinweis auf einen Aushang ausreichend sein.

Ein Unternehmen schickt im Anschluss an eine Firmenvorstellung an Kunden, die ihre E-Mail Adresse hinterlassen haben, eine E-Mail mit der Unternehmensvorstellung (Zustimmung bislang nur telefonisch oder mündlich vorhanden). Muss dann in die E-Mail ein Hinweis auf den Umgang mit den Daten erfolgen (bzw. die weiteren Info-Pflichten erfüllt werden?)

Antwort: Ein Hinweis auf die Datenschutzerklärung muss in jedem Fall erfolgen – durch eine beigefügte Datenschutzerklärung oder den Verweis auf einen Link. Für die Zusendung (weiterer Werbe)-E-Mails sollte der Kunde zudem um Erteilung seiner Einwilligung gebeten werden (dies kann per Zusendung einer E-Mail oder durch Klicken auf einen in der E-Mail enthaltenen Link – Double Opt in) erfolgen. Wichtig: Erhalten Sie keine nachweisbare Einwilligung des Kunden, dürfen Sie ihm keine weiteren Werbe-E-Mails zusenden.

Wenn Sie weitere Fragen oder Beispiele haben, sprechen Sie uns an.

In Verbindung stehende Artikel:

 Benötige ich bei jedem Vertragsschluss eine Datenschutzerklärung? - 19.08.19 09:10
 Abmahnrisiko DSGVO-Verstoß? - 29.11.18 13:19
 Neues Datenschutzrecht ab 25. Mai 2018! - 22.05.18 09:26